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对于切实做好2014级新生接待工作的通知

华南商贸办〔2014〕1号

我院2014级新生将于9月13日报到入学，为切实做好新生接待工作，努力实现“程序简单、细节周全、办理便捷、家长满意”的接待工作目标，确保2014级新生顺利入学，现将相关接待工作通知如下。

一、成立新生接待工作现场指挥部

总 指 挥：张德扬、宋 翎

副总指挥：谭公民、吴玉祥、郑雪梅

成  员：李荆松、 郭怀勇、徐自国、方 程、邱凌云、刘亚权、肖丽华、高银屏、汪丁球、朱德泉、徐幼岭、肖 伟、 陈培零、 魏松林

下设咨询点（人员安排如下表),负责处理接待工作中存在的突发事件及疑难问题。

具体时间段	人员安排	值班地点
8：00-10：30	郑雪梅 郭怀勇 高银屏	接待现场咨询点
10：30-13：00	吴玉祥 李荆松 肖丽华
13：00-15：30	谭公民 邱凌云 方 程
15：30-18：00	张德扬 宋 翎  徐自国

二、各部门工作安排与职责

（一）招生办

责任人：邱凌云

成&苍产蝉辫;员：马晓云、黄大平、陈彦彬、陈冠军、吴建功、张元铎及学生志愿者10人（学生志愿者由招办自行安排）

工作职责：

1．设计制定新生报到流程表，落实新生入学报到电子系统；

2．查验学生录取通知书等证件并发放新生报到流程表；

3．为学生及家长提供咨询服务，协同后勤处、财务处、学生处及各系做好早到、晚到学生报到注册及住宿安排；

（二）教务处

责任人：肖丽华、卜忠群

成&苍产蝉辫;员：蔡&苍产蝉辫;菲

工作职责：

1．制定、发放新生报到注册登记表，负责全院新生注册人数统计工作；

2．配合各系做好新生注册工作；

3．配合谭公民副院长做好学生转专业工作（设点：103课室）。

（叁）财务处

负责人：郭怀勇&苍产蝉辫;

成&苍产蝉辫;员：陈晓兰、郭秀花、刘付霞、丘裕兰、朱秀云、

方小琴、叶雪莉、李植美、崔勇、杨绚、扶启安、欧诗韵、李斌、乔雅正、黄 姣

工作职责：

1．收费标准及收费项目的公示；

2．现场收费的组织安排及银行来院收费（现金）的联系；

3．新生学费汇款单的收集整理；

4．按院领导审批意见，处理非正常缴费问题；

5．新生报到日晚上临时收费人员的安排（晚18：00—22：00时报到交费的学生由招生办引导直接去财务处办理）。

（四）学生处

责任人：高银屏

成&苍产蝉辫;员：段小蕾及15名学生志愿者

工作职责：

1．报到现场音乐的播放及广播宣传；

2．校园内彩旗插放，配合院办做好现场摊位识别标语的悬挂；

3．负责学生志愿者（各系除外）的召集、调配及培训；

4．家庭经济困难或有特殊情况学生缓交学费手续的办理（由宋翎书记审批后办理缴费注册手续）；

5．校内礼仪及现场指引服务（现场接待、指引财务会计系乘车入住西区）

6．审批走读及特殊情况不能参加军训学生的申请（由书记审批把关）。

（五）车站接待

责任人：陈 星

成&苍产蝉辫;员：学生志愿者30名

工作职责：

负责天河客运站、省汽车站、长湴地铁口的接站及指引工作。

（六）后勤处

负责人：方 程

成&苍产蝉辫;员：朱治廉、余梅芳、庄潮惠及维修工、清洁工，司机（车队5人、董办司机3人）、学生志愿者7人

工作职责：

1．接待现场桌椅、帐篷的布置；

2．现场工作人员桶装饮用水的准备（饮水机8台、饮用水16桶、一次性杯4000只）；

3．报到现场卫生清扫及保洁工作；

4．现场用车的调度派遣及宣传横幅的悬挂；

5．学生宿舍的统一安排、调配，各寝室清洁用具的发放；

6．热水卡的办理及充值，新生宿舍应急维修等。

（七）保卫处

责任人：汪丁球

成&苍产蝉辫;员：张光勤、相关保安及学生志愿者20人

工作职责：

1．现场的安全秩序维护（含大门口）及外来车辆停放指挥；

2．新生户口手续的办理，配合后勤处做好桌椅、帐篷的摆放；

3．加强校园学生宿舍的巡查，防止外来人员伺机推销或行骗。

（八）院办

责任人：徐自国

成 员：姜 鹏、王 圣、胡金红

工作职责：

1．接待工作方案的制定及相关会议的组织；

2．现场接待工作协调；

3．现场迎新宣传工作及接待工作证的设计制作；

4．工作餐的联系、安排及餐票的印制、发放；

5．有关材料打印、复印及现场情况报到。

（九）西区

责任人：刘亚权、叶兆雄

成&苍产蝉辫;员：蒋维、喻树文及西区辅导员、宿管员、维修工、清洁工以及学生志愿者35人（由商务管理系落实西区学生志愿者）

工作职责：

1．统筹负责入住西区新生的接待工作；

2．落实安排好接待摊点的布置，加强宣传工作，努力营造良好的校园文化氛围；

3．做好新生宿舍的安排工作；

4．做好西区车辆的指挥、后勤保障、安全保卫及清洁卫生等工作，确保西区新生的安全稳定。

（十）各系

责任人：各系主任

成&苍产蝉辫;员：副主任、各教研室主任、新生辅导员及学生志愿者

工作职责：

1．各系接待现场摊位的布置、领取新生报到注册登记表；

2．按要求组织本系师生参与迎新接待，落实好工作的分配（按人数要求将师生名单报院办），并做好考勤工作；

3．负责收取新生录取通知书及档案，做好本系新生报到人数的统计及宿舍的安排工作。

（十一）抽调13级学生志愿者参加接待工作

1．院团委统一调配学生志愿者72人（其中：车站接待30人、学生处团委15人、后勤处7人、保卫处20人）；

2．招生办自行落实志愿者10人；

3．各系组织学生志愿者145人（其中:应用外语系20人、贸经系30人、信息工程系25人、商务管理系35人、财务会计系35人）。

叁、相关要求

1．请各相关部门按照本通知要求于9月10日下午下班前将本部门新生接待教工名单报学院办公室，以便学院进行全面统筹（安排工作餐、补贴计算、人员临时调配等）。

2．参与迎新工作的师生早上7：40分须准时到岗，无特殊情况不得请假，并统一着装（招办统一新定做的），没有安排接待任务的教职员工要坚守工作岗位，由人事处负责考勤。

3．各部门要密切配合，严格服从学院统一安排。部门负责人要召开本接待小组工作会议，抓好工作的落实，确保迎新各项工作顺利开展。

学院办公室

2014年9月2日